В этом кейсе мы хотели бы рассказать и ответить на волнующий всех наших клиентов, вопрос: как не нарушив работу бизнеса, легко перейти на телефонию от HOTLEAD, даже если в вашу компанию поступает несколько сотен звонков в день.

Предыстория.

На одних из деловых переговорах мы спросили хабаровского предпринимателя, знает ли он, сколько звонков поступает в течение дня в его ресторан. Он ответил 500, администратор зала сказал 50, а менеджер, который непосредственно принимал звонки – 100. На вопрос, а сколько у вас пропущенных звонков в течение дня, скольких клиентов вы упустили, и какая рекламная площадка приносит наибольшее количество звонков, не ответил никто…

Для изменения настроек АТС, голосового меню, распределения звонков, нужно было вызвать специалиста, который обслуживал физическую офисную АТС в ресторане. Сами понимаете, что это достаточно долгий и трудоемкий процесс. Ко всему прочему, специалист по АТС не мог дать четкой статистики по звонкам, а проверить, как менеджеры разговаривают с клиентами по телефону было и вовсе невозможно, только если стоять рядом и слушать разговор.

В наше время бизнесу, который взаимодействует с клиентами посредством телефона, необходим простой инструмент для просмотра статистики поступающих звонков, а также для быстрого изменения каких-либо настроек телефонии, при необходимости.

Мы предложили предпринимателю использовать IP-телефонию от HOTLEAD, т.е. фактически перевести все звонки с физической АТС в облачную.

Однако, возник вопрос, который возникает у всех наших клиентов: как это сделать и оставить номер телефона, известный большинству клиентов?

Все очень просто. Как мы это сделали:

Подготовка

  • Самыми важными факторами для подключения является наличие интернет-соединения и IP-телефоны. В ресторане уже был роутер с выходом в интернет и IP-телефоны в каждом отделе.
  • Для того, чтобы не возникло затруднений с дозвоном в ресторан на время настройки сервиса и перевода основных телефонных номеров в HOTLEAD, наши специалисты проверили все устройства клиента и произвелидополнительную настройку телефонов таким образом, чтобы звонки с основного номера продолжали поступать в ресторан ипараллельно сотрудники могли принимать вызовы через сервис HOTLEAD. Мы зарегистрировали отдельные SIP-аккаунты для каждого отдела (ресепшн, администратор, директор, бухгалтерия, эвент-менеджер и т.д.).
  • Мы записали и настроили голосовое меню (IVR) для входящих звонков, подключили виртуальную АТС, которая распределяла звонки в зависимости от режима работы и других настроек, которые были необходимы при взаимодействии менеджеров с клиентами ресторана.
  • Для тестирования звонков клиент приобрел три дополнительных городских телефонных номера в Хабаровске и разместил эти их на сайте ресторана, в Instagram и на сервисе 2GIS. Таким образом, звонки на номера, которые были указаны на этих ресурсах начали поступать на вторую (тестовую) линию.

В течение недели мы параллельно тестировали входящую и исходящую связь, не вмешиваясь в работу основного телефонного номера.

Переключение основного номера

  • После всех настроек и успешных тестов владелец ресторана написал заявление оператору, для перевода текущего “красивого” номера ресторана в разряд виртуальных. Это заняло несколько дней, но никак не повлияло на бизнес, так как все это время основной номер продолжал работать.
  • Как только оператор сообщил клиенту, что номер переведен в виртуальный, наши инженеры перевели все звонки в сервис HOTLEAD.
  • Все номера, которые были подключены, как дополнительные, в данный момент используются рестораном на разных рекламных площадках, чтобы отслеживать статистику эффективности рекламы (Instagram, сайт, 2GIS и т.д).

Что в итоге получил владелец ресторана?

Он может самостоятельно, из любой точки мира, где есть интернет, управлять настройками ВСЕЙ телефонии ресторана, изменять голосовое меню, распределять звонки, контролировать качество работы сотрудников и автоматически вести учет клиентской базы. В режиме реального времени владелец видит статистику по ВСЕМ входящим, исходящим и пропущенным звонкам, а также конверсию рекламных площадок.
Ну и конечно, несомненным плюсом стало то, что расходы на телефонию сократились втрое, даже с учетом абонентской платы за сервис и дополнительного номера для отдела доставки, который открылся параллельно с запуском нашего сервиса!

Облачная телефония от HOTLEAD уже успешно интегрирована в ведущие рестораны Дальнего Востока.

Хотите также? Звоните нам сегодня!

8 (800) 707-92-99